紙文書の電子化・保管

概要

国内外の事業所や事務所など拠点にある製造記録等の紙文書を電子化し文書管理システム(Documentum)で一括管理をすることができます。スキャンした電子ファイル(PDF)には属性情報を付加することができ、文書管理システムへ登録・保管します。属性情報により保管された膨大なデータからの検索閲覧が容易になります。また、登録した電子ファイルやフォルダにアクセス権を付与することで、機密性を保持でき、安全に保管・閲覧することができます。
※拠点が海外にある場合でもアクセス権のある国内拠点や遠隔地のユーザから検索閲覧することが可能です。

機能

■文書の電子化
・スキャンによるPDFファイル化
・登録画面での確実な属性付与実現
・OCRをかけて属性登録ができる

■確実な登録
・スキャン登録をトリガとした承認フローの実行
・スキャン文書の承認状況一覧により確認ができる

■トレーサビリティ
・登録記録・承認記録の参照

■その他関連情報との連携
・スキャン文書と関連する文書に関係づけができる

■災害時への対応
・容易なバックアップ、コピーの作成

効果

  • 紙文書の内容を電子化し、遠隔地からでもスピーディに活用できる
  • 関連するドキュメントをまとめて管理することができ、作業効率が向上する
  • 属性による検索ができ、登録文書を効率的に参照できる
  • 監査対応時などに登録・承認履歴を参照できる

事例

製造記録管理システム
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